5 Avstämning

I BFN's och Skatteverkets gemensamma broschyr "Bokföring, bokslut och deklaration" står det på sidan 8 att man inte får bokföra i program där man kan gå in i efterhand och ändra inmatade uppgifter. Program som exempelvis Excel o dyl går fetbort.

Eftersom jag när jag experimenterat i GnuCash upptäckt att man KAN ändra inmatade uppgifter i princip som man vill, blev jag lite nervös över att GnuCash kanske inte får användas till bokföring enligt svensk lagstiftning. Men det var innan jag upptäckte funktionen Avstämning. Med den bekräftar man och låser inmatade uppgifter.

Jag kan tänka mig ett par skäl till att det hela fungerar så i GnuCash. För det första är GnuCash inte helt enkelt att umgås med för att få in siffrorna rätt i alla lägen - se bara hur det såg ut med delade transaktioner. På så sätt kan man gå in och ändra tills Debet och Kredit stämmer.

Sen ger det utrymme för att bokföraren själv eller en annan person skulle kunna dubbelkolla verifikationer med vad som är inmatat i GnuCash och sedan stämma av och godkänna där allt är korrekt, men avkräva bokföraren på rättningar där summor, konton och annat inte är det.

Tredje skälet, som jag fann i en tutorial om GnuCash, är att man skall stämma av när man exempelvis får kontoutdrag från banken. Alltså, att man bokför vid transaktionens genomförande och avstämmer först när man fått en verifikation. Det verkar vanskligt tycker jag. Iofs ser man direkt under kolumnen märkt "A" (som i avstämning) när man öppnar ett konto att en transaktion inte är avstämd, för då är den märkt "n" som i nej.

Vi börjar med att öppna konto 1910 Kassa. Där står det nu "n" på de transaktioner som inte är avstämda - precis som väntat. Värt att notera är att när man väl klickar på en Delad transaktion och öppnar den med knappen "Delning" i menyn så försvinner A:et som markerar vilken kolumn som visar avstämningsstatus.

Nu räcker det med att gå in under menyalternativet "Handlingar" och välja "Stäm av..." så öppnas ett fönster för ändamålet.

Här ser vi de två förändringar som skett hittills i handkassan, dels 500 kr in för intäkten från skrivarinstallationen och dels 200 kr ut för inköp av kassaskrin. Precis som i lathunden så är tillgångsökningar till vänster och minskningar till höger. Längst ner står det att det avstämda saldot är 0,00 kr och skillnaden är 300,00 kr.

Avstämning av transaktionerna sker genom att man blott klickar med musen på transaktionen när man anser alla transaktionens uppgifter stämmer. Då dyker det upp en bock i radens högerkant och siffrorna längst ner ändras. När båda dessa transaktioner är avstämda skall det avstämda saldot stämma med slutsaldo, och skillnaden skall vara 0,00 kr.

Jämför denna bild med den första - nu är de 300 kr som ligger i kassaskrinet avstämda och godkända.

Kvarstår gör frågan om när man skall stämma av. Min inställning är nog att stämma av så fort jag vet om att jag kan stämma av, dvs när jag har verifikationen i min hand - vilket kommer bli samtidigt som jag bokför händelsen.