Dags att höja ribban på experimentet en aning. Det finns fyra kontoslag som används inom dubbel bokföring: Tillgångar, Skulder, Inkomster och Utgifter. De två förstnämnda kallas för Balanskonton och de två sistnämnda för Resultatkonton. Dessa fyra utgör toppen av en kontohierarki där samtliga konton vi kommer att använda kommer att nyttja en fyrsiffrig beteckning (och ett namn) för att vi skall veta vad de används till i vår bokföring. Inom GnuCash kallas kontoslagen för Toppnivåkonton.
Tillgångar är det företaget äger. Från minsta kontanta pengar som skräpar i en glasburk till varulager, fordon, inventarier och fastigheter. Tillgångar är - om det inte redan rör sig om reda pengar - saker som kan genom avyttring kan omvandlas till just reda pengar.
Just Tillgångar kommer att bli det första kontoslag vi lägger till i GnuCash. Under Handlingar finns ett menyalternativ som heter Nytt Konto. Klicka det och fyll i enligt nedan. Missa inte att längst ner i fönstret välja att kontotypen är Tillgång.
Här har vi nu skapat ett toppnivåkonto (som är ett av de fyra kontoslagen). Under det kommer alla konton som räknas som Tillgångar att samlas. Samtliga tillgångskonton börjar på siffran 1. Att jag skriver "1 Tillgångar" som kontonamn kan tyckas överflödigt men det är för att GnuCash skall sortera mina konton så Tillgångar skall hamna överst. Det är dock valfritt att skriva något som beskrivning.
Nu har vi ett konto i listan, men vi klickar Nytt konto än en gång för att genast fylla på med ett konto för bankkontot.
Det konto i bokföringen som används för att veta hur mycket tillgångar som finns på bankkontot heter 1940 enligt Baskontoplanen. Lika bra att kalla den för det i GnuCash också. När vi lägger upp konton under toppnivåkontot är det viktigt att klicka i vilket toppnivåkonto kontot skall ligga under - här är det tillgångar. Om man redan har klickat toppnivåkontot i listan innan man klickar Nytt konto väljs kontotypen av samma typ per automatik.
Något som inte sker per automatik är att man inte ser kontona under toppnivåkontot utan att man klickar den lilla pilen längst till vänster i kontoraden.
Så här ser min bokföring ut just nu. Det är en liten stjärna framför min bokförings namn i titelraden. Det betyder att det har gjorts ändringar som inte är sparade. Kringla+S (eller Ctrl+S i Linux och Windows) för att spara.
Nästa toppnivåkonto är Skulder och Eget Kapital. Det är saker som företaget är skyldig andra, både individer, företag, banker och företagets ägare. Det sistnämnda kommer ifrån att ett företags ägare oftast är de som själva investerar i sitt företag. Det kan givetvis finnas andra investerare också, förstås.
Under Nytt konto skall vi således lägga in "2 Skulder och Eget Kapital" som namn och 2 som kontokod. Kontotypen är Skuld och gruppkontot är helt enkelt ett nytt Toppnivåkonto. Konton som ligger under Skulder och Eget Kapital börjar alltid på 2.
Vår första transaktion kommer att vara att just låta det fiktiva bolagets fiktiva ägare ta av sina egna besparingar och föra över till företagets tillgångar. Därför behöver vi skapa ett Skuldkonto så vi vet om var företagets pengar härrör ifrån.
Vi återvänder till Nytt konto, och lägger in ett konto som heter "2010 Eget Kapital", har kontokoden 2010, är av typen Skuld och ligger under toppnivåkontot "2 Skulder och Eget Kapital". Vi tillser att vi markerat just det toppnivåkontot när vi väljer Nytt konto så att kontotyp och kontogrupp sätts till just samma som toppnivåkontot per automatik.
Skulle man göra fel kan man redigera kontona.
Så här ser min bokföring ut just nu. Två toppnivåkonton och under dem har vi skapat två konton än så länge: Ett för att hålla reda på bankkontot och ett för att hålla reda på hur mycket jag som ägare (och andra investerare) har investerat i företaget.
Dags för den första transaktionen, men innan dess ett par ord om dubbel bokföring. Det är ju inom detta som det pratas om Debet och Kredit. Jag har själv problem med att hålla ordning på när vilket konto ökar respektive minskar, men Debet är alltid till vänster och Kredit alltid till höger iallafall. Under den Starta Eget-utbildning jag gick och omnämnde i det första inlägget skapade jag en lathund för att försöka hålla ordning på var de olika siffrorna skall hamna i bokföringen.
Plus- och minustecknen är för att veta var vilka konton ökar respektive minskar. Tillgångar ökar alltid till vänster (Debet) och minskar alltid till höger (Kredit) och det är tvärtom för Skulder. Lathunden ger också hjälp med att hålla ordning på vilka kontoklasser som hör till vilka kontoslag.
Inkomster och Utgifter skall vi gå igenom i nästa inlägg.
Inom dubbel bokföring skall transaktioner bokföras på minst två konton - därav namnet dubbel bokföring. MINST två, alltså. Mer om det framöver, men i kommande transaktionsexempel kommer bara två konton beröras. Men redan här kan vi fastslå att alla summor man bokför under Debet skall vara lika med alla summor man bokför under Kredit.
I vårt exempel företaget Fictive Business skall alltså företagets ägare - jag själv - ta av mina fiktiva besparingar och föra över dem från att tillhöra mig till att tillhöra företaget. Innan dess har jag i denna fiktiva veva har jag givetvis besökt min internetbank och utfört en överföring från mitt konto till det bankgiro som mitt företag har. Pengarna är numera alltså inte mina, utan tillhör företaget.
Innan jag bokför denna överföringen inväntar jag att jag får ett kontoutdrag från bankgirot så jag vet att pengarna verkligen finns på plats. På utdraget ser jag när banken bokfört pengarna på kontot och det datumet gäller som bokföringsdag.
Jag dubbelklickar 1940 Bank och en ny flik uppenbarar sig i GnuCash. Det är här pengarna kommer att landa. Under "Överföring" skall vi sedan bokföra var de kommer ifrån. Dagens datum gäller, i nästa kolumn markerad "Num" väljer jag att ge transaktionen verifikationsnummer 1, och skriver även en etta på bankkvittot. Under beskrivning skriver jag "Från Lars Thim".
När jag klickar i nästa kolumn - benämnd "Överföring" - dyker det upp en liten grå fyrkant längst till höger. Den klickar jag och får då se alla de konton vi hittills fört in i GnuCash. Här skall jag välja var de pengar som skall in på "1940 Bank" kommer ifrån. Vi väljer "2010 Eget Kapital".
En snabb titt på lathunden ovan ger vid handen att om en tillgång skall öka så skall det in i det vänstra fältet. GnuCash har redan koll på detta så för enkelhets skull står det "Öka" och "Minska" istället för Debet och Kredit.
Vi matar under "Öka" in hur mycket pengar jag investerar i mitt företag. I mitt lilla exempel låter jag det vara 20000 kr som blir grundplåten för företaget. Jag matar in 20000 och trycker Enter.
Transaktionen är nu bokförd.
För att kolla så att GnuCash bokfört som önskat klickar jag på fliken "Konton" och dubbelklickar raden "2010 Eget Kapital".
Eftersom det är ett skuldkonto så ökar det till höger och minskar till vänster, tvärtemot vad tillgångskontona gör - och allt enligt lathunden ovan. Här ser vi under kolumnen "Överföring" att det andra konto som berörts av denna transaktion är "1940 Bank".
Slutligen återgår jag till kontolistan och kollar upp hur bokföringen ser ut. Under Tillgångar har företaget ett saldo på 20 000 kr. Företaget har alltså 20000 kr att röra sig med. Under Skulder finns också ett saldo på 20 000 kr. Det är pengar som företaget lånat för att kunna ha något att röra sig med.
Net Assets är således 0 kr. Men det kommer det bli skillnad på så fort det här fiktiva företaget förhoppningsvis börjar gå plus!
En sak jag har tänkt på när jag skrivit detta ganska långa inlägg är att det är viktigt att skilja på dig som individ och företaget. Ofta när jag skrivit har jag velat skriva "jag" när jag har avsett skriva "Företaget" - som exempelvis i stycket under bilden ovan. Jag har inga 20 000 kr längre - dem har jag lämnat till företaget. De pengarna kan bli mina igen först när företaget går så bra att företaget kan börja betala tillbaka sina skulder/lån till sina investerare.
Nästa gång kommer vi att lägga in fler konton och fler transaktioner. Skriv med fördel ut lathunden, så att man kan följa transaktionernas väg samtidigt som de skall bokföras.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar